Wujudkan Tata Kelola Arsip yang Baik, Pengawasan Kearsipan Internal Diperkuat

Sleman, 20 April 2026 – Dalam upaya meningkatkan tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel, pengawasan kearsipan internal terus dilakukan di berbagai perangkat daerah di lingkup Pemerintah Kabupaten Sleman. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman selaku Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan kegiatan pengawasan kearsipan internal tahun 2026 yang menyasar 48 perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman. Kegiatan ini dilaksanakan mulai tanggal 14 April 2026 hingga 22 April 2026.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman menugaskan empat tim pengawas dengan anggota tim masing-masing tujuh orang yang terdiri dari arsiparis dan tenaga pendukung untuk melaksanakan pengawasan tersebut. Masing-masing tim memiliki wilayah kerja dan jadwal kunjungan yang telah ditetapkan guna memastikan pelaksanaan berjalan secara efektif dan terkoordinasi. Pengawasan kearsipan internal ini meliputi kegiatan visitasi serta verifikasi bukti fisik pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah. Sebelumnya perangkat daerah telah mengirimkan bukti dukung melalui sistem penyimpanan di Google Drive yang disediakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sehingga ketika melakukan verifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Dari 48 perangkat daerah yang menjadi sasaran terdiri dari Sekretariat Daerah, berbagai dinas teknis, badan daerah, hingga kapanewon dan rumah sakit daerah. Pelaksanaan pengawasan dibagi ke dalam dua sesi setiap harinya, yaitu pagi dan siang, dengan cakupan instansi yang berbeda pada masing-masing tim.

Aspek yang dinilai dari pengawasan kearsipan ini adalah aspek pengelolaan arsip dinamis dan aspek sumber daya kearsipan. Aspek pengelolaan arsip dinamis meliputi sub aspek pengendalian naskah dinas, sub aspek penggunaan arsip, sub aspek pemeliharaan dan sub aspek penyusutan. Sedangkan untuk aspek sumber daya kearsipan terdiri dari sub aspek sumber daya manusia kearsipan dan sub aspek sarana dan prasarana. Masing-masing bagian yang dinilai adalah Unit Kearsipan dan Unit Pengolah 1 dan Unit Pengolah 2 untuk dijadikan sampling atau percontohan. Runtutan kegiatan dari pengawasan kearsipan internal meliputi tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan tahap pelaporan.

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh perangkat daerah dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, baik dari aspek penataan, penyimpanan, hingga penyusutan arsip. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman menegaskan bahwa kegiatan ini tidak hanya bersifat evaluatif, tetapi juga sebagai sarana pembinaan guna mendorong peningkatan kesadaran dan kapasitas pengelolaan arsip di seluruh perangkat daerah terutama di Pemerintah Kabupaten Sleman.