Pengelolaan Arsip Keluarga
Keluarga adalah unit terkecil dari masyarakat yang terdiri dari kepala keluarga dan beberapa orang yang berkumpul dan tinggal di suatu tempat dibawah satu atap dalam keadaan saling ketergantungan. Semua individu dalam keluarga memiliki peran masing-masing untuk tercapainya keharmonisan serta keselarasan dalam keluarga tersebut. Ragam aktivitas yang dilakukan individu dalam keluarga saat menjalankan perannya masing-masing menghasilkan berbagai bentuk dokumentasi yang dikenal sebagai arsip keluarga. Arsip yang bahkan hampir bisa disamakan dengan harta warisan dari generasi ke generasi perlu dirawat, dipelihara dan dihindarkan dari berbagai faktor yang dapat merusak baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Dokumen yang dimiliki setiap anggota keluarga tidak semestinya asal disimpan begitu saja. Arsip perlu ditata secara rapi untuk selanjutnya disimpan dengan baik. Arsip disimpan agar kelak jika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Mengenal Arsip Keluarga
Selama ini masyarakat seringkali menghubungkan arsip dengan kegiatan pemerintahan. Hal ini tentu tidak mengherankan karena beberapa literatur pun kerapkali memisahkan jenis arsip perkantoran dan organisasi dengan arsip perorangan atau arsip keluarga. Sebagian pihak berpendapat bahwa arsip perseorangan atau arsip keluarga lebih dikategorikan sebagai manuskrip. Namun jika kita kembali pada definisi dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip diartikan sebagai:
“rekaman kegiatan atau peristiwa dalam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Arsip keluarga dapat dikategorikan sebagai arsip perseorangan. Hal ini karena dalam sebuah keluarga, masing-masing individu memiliki peran dan aktivitas yang berbeda di masyarakat, meskipun dengan mengatasnamakan keluarga.
Ragam aktivitas yang dilakukan individu dalam keluarga tentu menghasilkan arsip sebagai bentuk dokumentasi atas aktivitas yang telah atau sedang dilakukan. Ada istilah yang lazim ditemui di bidang kearsipan, arsip sebagai hasil samping kegiatan organisasi. Jika mengacu pada istilah hasil samping, maka arsip keluarga dapat dikategorikan sebagai hasil samping kegiatan suatu keluarga. Adapun bentuk arsip keluarga dapat berupa arsip tekstual maupun non-tekstual. Berikut ini jenis-jenis arsip keluarga antara lain:
- Ijazah pendidikan
- Akta/Surat Nikah
- Akta Kelahiran
- BPKB
- Polis Asuransi
- Akta/Surat Tanah
- Sertifikat/Piagam Penghargaan
- Surat-surat Perpajakan (NPWP, PBB, dan sejenisnya)
- Rekening-rekening Tagihan
- Struk-struk Belanja
- Foto-foto keluarga (dicetak maupun tersimpan dalam bentuk softfile)
- Paspor dan sebagainya.
Keluarga sebagai unsur terkecil dalam masyarakat akan memberikan peran yang cukup besar kepada bangsa diawali dengan menerapkan sistem pengelolaan dari semua dokumen yang tercipta dan bernilai guna. Apabila dalam keluarga telah memahami arti pentingnya arsip dan memperlakukan arsip sebagai sumber informasi, maka terciptalah arsip yang tertata sesuai dengan fungsinya.
Mengelola dan Menyimpan Arsip Keluarga
Arsip keluarga memerlukan pengelolaan yang baik dan benar perlu disimpan sebaik-baiknya agar kelak jika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip keluarga cenderung lebih simple, sederhana, dan mudah dimengerti setiap anggota. Penyelamatan informasi dan penemuan kembali arsip dengan cepat bila diperlukan merupakan titik balik terdepan dalam pengelolaan arsip.
Dilingkungan keluarga jarang sekali ditemui istilah arsip dinamis dan arsip statis. Istilah yang seringkali digunakan adalah “masih dipakai”, “penting sekali”, “sudah kadaluarsa”, dan sejenisnya. Pada hakekatnya pengelolaan arsip keluarga perlu dilakukan pencatatan secara lengkap, penyimpanan secara baik dengan menggunakan sarana penyimpanan yang sesuai, dan pemeliharaan yang tepat.
Beberapa sarana yang digunakan untuk mengelola arsip keluarga antara lain:
- Document keeper
Bentuknya seperti map folder hanya saja di dalamnya diengkapi kantong-kantong plastic berukuran folio untuk menyimpan arsip. Umumnya dilengkapi resleting sehingga arsip tidak mudah keluar. Alat simpan ini dapat digunakan untuk menyimpan arsip ijazah, sertifikat/piagam, akta-akta, polis asuransi dan sejenisnya dengan ukuran maksimal folio atau F4.
- Album Foto
Ada dua jenis album, yaitu album yang mengharuskan foto merekat erat dan album dengan kantong-kantong plastic seperti pada document keeper. Sebagian besar keluarga menggunakan album perekat untuk menyimpan arsip foto yang mendokumentasikan peristiwa istimewa keluarga, misalnya pernikahan atau kelahiran anak-anak.
3. CD Box / CD Bag
Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang terekam dalam media optical disk. Untuk lebih memudahkan pencarian, berikan label pada tiap keeping CD. CD dapat diurutkan berdasarkan abjad, subjek (peristiwa), atau kronologi (tahun). Usahakan untuk membersihkan kepingan CD minimal sepekan sekali agar tidak mudah berdebu sehingga mengganggu isi informasi di dalamnya.
4. Handling Folder Bag
Tas berbahan plastik yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip struk-struk belanja, tagihan rekening dan sejenisnya. Ukurannya bermacam-macam dan memiliki warna yang cukup variatif.
5. Label
Label dipasang pada tiap-tiap sarana simpan untuk mengetahui arsip apa saja yang disimpan dalam media tertentu, tidak hanya pada sarana optical disk.
Langkah-langkah penataan arsip keluarga yang sederhana dan mudah:
- Kelompokkan atau kategorisasikan arsip keluarga
Pengelompokan arsip dapat didasarkan pada nama anggota keluarga, keanggotaan dalam keluarga (ayah, ibu, anak, kakek, nenek), atau dapat pula persubjek.
Contoh penataan berdasarkan keanggotaan dalam keluarga:
- Urutan pertama atau paling atas dari media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang harus disimpan oleh ayah, misalnya: akta-akta kelahiran, surat nikah, akta tanah, BPKB, ijazah-ijazah pendidikan dan sebagainya.
- Urutan kedua dari media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang umum dikelola oleh ibu, misalnya: struk-struk belanja, tagihan-tagihan rekening listrik air dan dan telepon, kuitansi-kuitansi pembelian, dan sebagainya.
- Urutan ketiga dari media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang diperlukan oleh anak, misalnya: buku raport, kartu hasil studi, bukti slip pembayaran, sertifikat atau piagam penghargaan dan sebagainya.
Pola penataan seperti yang dicontohkan diatas masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan, situasi dan kondisi masing-masing keluarga.
- Pencatatan,yaitu semua arsip yang dibuat dan diterima oleh perseorangan/keluarga dicatat berdasarkan urutan kronologis waktu pembuatan/penerimaan ke dalam daftar yang dibuat sederhana. Daftar yang dibuat setidak-tidaknya memuat nomor, jenis arsip dan uraiannya, tahun pembuatan serta jumlah arsip.
- Penyimpanan,yaitu arsip disimpan pada tempat yang aman dari bahaya kebakaran, banjir, kehilangan, bahaya yang ditimbulkan dari serangga, bencana alam dan bahaya lainnya dengan menggunakan media penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis arsip.
- Pemeliharaan,yaitu arsip perseorangan/keluarga dilakukan pemeliharaan dengan memberi bahan anti serangga/ngengat (kamperisasi), dilakukan pembersihan secara rutin dari debu, terhindar dari tempat lembab, dan terhindar dari pancaran sinar matahari secara langsung.
- Pengamanan,yaitu arsip perlu dilakukan pengamanan pada saat dilakukan pengamanan pada saat penggunaan, penggandaan, dan bentuk lain pemanfaatan arsip sehingga arsip terhindar dari resiko hilang, rusak, dan dikuasai oleh pihak yang tidak berhak atas arsip dimaksud.
- Pemusnahanatau pembuangan arsip yang sudah tidak digunakan lagi bergantung pada kebutuhan masing-masing keluarga. Namun kita tetap perlu memperhatikan arsip apa saja yang perlu dipertahankan karena bersifat vital bagi masing-masing individu dalm keluarga,
- misalnya akta kelahiran, surat nikah, akta tanah, ijazah pendidikan, kartu keluarga. Pastikan agar arsip-arsip vital tersebut tersimpan dan terlindungi dengan baik.
Arsip Keluarga sebagai Bentuk Dukungan Masyarakat Terhadap Kearsipan
Dukungan masyarakat untuk kearsipan sebenarnya telah tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan:
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara:
Menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin perlindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan
Menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Keluarga yang berusaha dan mampu menyimpan dan melindungi arsip keluarga diharapkan mampu menciptakan kesadaran berdokumentasi dalam masyarakat. Jika masyarakat sudah memiliki kesadaran dan pengetahuan dasar dalam menyimpan arsip yang rapi dan tertib, maka pengembangan kearsipan Indonesia di tingkat pemerintahan dapat berjalan maksimal. Program-program pemerintah dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat juga diharapkan dapat dicapai secara maksimal karena minimnya kerancuan pendataan. Kerancuan data menjadi minimal jika penataan fisik arsipnya sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.
