Memasuki abad ke-20 tepatnya antara tahun 1910-1920, perkembangan TIK
(teknologi informasi dan komunikasi) ditandai dengan sebuah transmisi suara tanpa
kabel melalui siaran radio AM yang pertama. Perangkat telekomunikasi berkembang
pesat saat teknologi digital mulai digunakan menggantikan teknologi analog. TIK ini
seolah mampu menyihir setiap orang yang sudah familiar dengan media internet.
Di tahun 2018 telah terbit Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik. Perpres ini ditujukan untuk mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik
yang berkualitas dan terpercaya. Tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan
berbasis elektronik secara nasional juga diperlukan untuk meningkatkan keterpaduan
dan efisiensi sistem pemerintahan berbasis elektronik.
SPBE merupakan singkatan dari Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) adalah penyelenggaraan pemerintahan yang
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada
Pengguna SPBE.
Revolusi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memberikan peluang bagi
pemerintah untuk melakukan inovasi pembangunan aparatur negara melalui penerapan
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) atau E-Government merupakan
kependekan dari elektronik pemerintah. Atau E-Government adalah penggunaan
teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi
warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan.
Pemerintah menyadari pentingnya peran SPBE untuk mendukung semua sektor
pembangunan. Upaya untuk mendorong penerapan SPBE telah dilakukan oleh
pemerintah dengan menerbitkan peraturan perundang-undangan sektoral yang
mengamanatkan perlunya penyelenggaraan sistem informasi atau SPBE. Sejauh ini
kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah telah melaksanakan SPBE secara
sendiri-sendiri sesuai dengan kapasitasnya, dan mencapai tingkat kemajuan SPBE
yang sangat bervariasi secara nasional. Untuk membangun sinergi penerapan SPBE
yang berkekuatan hukum antara kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah,
diperlukan Rencana Induk SPBE Nasional yang digunakan sebagai pedoman bagi
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah untuk mencapai SPBE yang terpadu. Rencana
Induk SPBE Nasional disusun dengan memperhatikan arah kebijakan, strategi, dan
inisiatif pada bidang tata kelola SPBE, layanan SPBE, TIK, dan SDM untuk mencapai
tujuan strategis SPBE tahun 2018 – 2025 dan tujuan pembangunan aparatur negara
sebagaimana ditetapkan dalam RPJP Nasional 2005 – 2025 dan Grand Design
Reformasi Birokrasi 2010 – 2025.
Sebagai wujud pencerminan tanggap terhadap perubahan, Pemerintah Kabupaten
Sleman lewat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah meluncurkan satu produk
aplikasi bernama SIMARDA. Aplikasi ini berbasis web yang digunakan untuk mengelola
persuratan dan pengarsipan agar administrasi pengelolaan surat dapat berjalan dengan
baik, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Aplikasi SIMARDA dipasang pada server Pemerintah Kabupaten Sleman, sehingga
aplikasi dapat diakses oleh komputer/workstation yang terkoneksi dengan jaringan
intranet Pemerintah Kabupaten Sleman maupun melalui jaringan internet.
SIMARDA adalah sistem informasi pengelolaan arsip secara elektronik yang
dilaksanakan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman. Tujuan dari keberadaan
aplikasi ini adalah :
a. mendukung percepatan tata kelola kearsipan yang baku dengan memanfaatkan
teknologi informasi;
b. mewujudkan pengelolaan arsip yang andal dan menciptakan penyelenggaraan
kearsipan yang terpadu;
c. mewujudkan kelancaran komunikasi kedinasan secara elektronik antar Pencipta
Arsip melalui koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi guna mendukung
penyelenggaraan reformasi birokrasi.
Secara sederhana dengan menggunakan SIMARDA, pengelolaan arsip jadi lebih baik,
karena selain daripada bentuk arsip konvensional juga digital. Artinya terdapat backup
data dalam system aplikasi. Demikian juga dalam hal pendisposisian surat, seorang
pimpinan dimanapun berada dapat melaksanakan tugas disposisi kepada jajaran di
bawahnya dengan menggunakan perangkat smartphone. Artinya sudah tidak ada lagi
alasan suatu pekerjaan terhambat, hanya disebabkan seorang pimpinan (dalam jenjang
apapun) pada saat tidak berada di kantor. Dengan keberadaan SIMARDA, alur surat
dengan mudah dapat di distribusikan dan dengan mudah pula dipantau oleh pimpinan
keberadaannya.
Namun demikian ekspektasi dari program ini tidak seindah yang menjadi harapan.
Dalam monitoring dan evaluasi yang dilakukan, dari 48 (empatpuluh delapan)
perangkat daerah 13 (tigabelas)/27 % diantaranya yang sudah melaksanakan, 18
(delapanbelas)/38 % baru melaksanakan sebagian dan sisanya 17 (tujuhbelas)/35 %
belum melaksanakan.
Tentunya berbagai penyebab menjadi hambatan sistem ini diterapkan, diantaranya
adalah sarana dan prasarana maupun sumberdaya manusia. Masalah sarana dan
prasarana dimungkinkan perangkat daerah sudah memiliki komputer, printer maupun
akses internet. Namun sarana dan prasarana yang dimiliki tidak/kurang memenuhi
spesifikasi, sehingga tidak optimal dalam penggunaan. Penyebab sumberdaya manusia
diantaranya kurangnya jumlah personil di satu perangkat daerah, karena memang
terakhir ini semakin berkurang jumlah ASN. Namun sekiranya kita mau jujur, masalah
sumberdaya manusia yang paling utama adalah komitmen pimpinan.
Siapkah kita berubah ???
Drs. IgnatiusYustam Sudrajat
Leave a Reply