Verifikasi dan Uji Petik Permohonan Pemusnahan Arsip Perangkat Daerah

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman selaku Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai kewajiban untuk melakukan verifikasi dan uji petik terhadap usulan permohonan pemusnahan arsip dari beberapa Perangkat Daerah yang telah mengajukan. Kegiatan verifikasi dan uji petik dilakukan terhadap 6 Perangkat Daerah yaitu Dinas Pariwisata, Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil, Badan Keuangan dan Aset Daerah, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Dinas Pendidikan, dan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan yang dilakukan mulai 22 sampai dengan 28 Januari 2020.

Kegiatan verifikasi dan uji petik ini dilaksanakan oleh pejabat struktural Bidang Kearsipan yaitu Dra. Sari Respatiningtyas selaku Kepala Bidang Kearsipan, Agustin Eny Prasetyaningrum, S.H. selaku Kepala Seksi Akuisisi Arsip serta 3 orang Arsiparis Pertama yang memiliki ketugasan pokok yaitu Betty Indriati, Catur Heni Priana, dan Herawati Dian Elvandari.

Permohonan pemusnahan arsip dari Dinas Pariwisata yaitu berupa arsip korespondensi dari tahun 1995-2005, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berupa arsip kependudukan yaitu surat keterangan pindah penduduk dan surat ijin masuk penduduk tahun 2006, 2007, 2008, 2010, 2011, Badan Keuangan dan Aset Daerah berupa arsip SP2D gaji dan daftar gaji tahun 2008-2012, Dinas Pendidikan berupa arsip mutasi siswa masuk dan keluar tahun 2012-2013, Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan berupa arsip kepegawaian yaitu DP3 PNS, cuti, penilaian kinerja, usul kenaikan pangkat, dan sebagainya tahun 2010-2014.

Setelah dilakukan verifikasi dan uji petik diharapkan dapat segera ditindaklanjuti untuk diusulkan permohonan persetujuan pemusnahan arsip ke Arsip Nasional RI. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, serta tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.