Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan kegiatan Evaluasi Penyelenggaraan Kearsipan terhadap 48 (empat puluh delapan) Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman mulai tanggal 5 Oktober sampai dengan 13 Oktober 2020. Mengingat situasi pandemi Covid-19 yang belum berakhir, kegiatan evaluasi tahun ini berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. Jika sebelumnya, Tim Penilai dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang hadir langsung ke lokasi Perangkat Daerah, namun untuk kali ini Perangkat Daerah yang hadir ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
Tim penilai evaluasi ini terbagi menjadi 4 tim, dimana masing-masing tim diketuai oleh Arsiparis Ahli dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yaitu Tim 1 oleh Betty Indriati, Tim 2 oleh Herawati Dian Elvandari, Tim 3 oleh Puji Astuti, dan Tim 4 oleh Catur Heni Priana.
Perangkat Daerah hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan dan bertatap muka langsung kepada tim masing-masing. Adapun yang hadir adalah Pejabat Eselon IV yang membidangi kearsipan beserta 1 (satu) atau 2 (dua) orang pengelola arsip untuk tim lakukan wawancara serta uji petik berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan. Selain itu, Perangkat Daerah juga diwajibkan membawa bukti fisik terhadap instrumen evaluasi yang telah disampaikan beberapa waktu sebelumnya untuk dilakukan penilaian dan kesesuaian oleh tim penilai.
Adapun aspek penilaian yang dilakukan pada evaluasi kali ini meliputi aspek organisasi, pengelolaan arsip aktif di Unit Kearsipan, pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip aktif di Unit Pengolah, Personalia, Sarana dan Prasarana Kearsipan, serta Pemasyarakatan Kearsipan. Wawancara yang dilakukan oleh tim penilai bertujuan untuk menggali informasi sejauhmana penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing Perangkat Daerah karena mengingat tim tidak bisa melihat kondisi secara langsung. Selain itu, Perangkat Daerah juga diperkenankan untuk membuat terobosan atau inovasi seputar kearsipan tentunya sesuai aturan yang berlaku. Dalam kegiatan uji petik, Perangkat Daerah akan melakukan uji petik terhadap arsip aktif dan inaktif milik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang berada di Sekretariat untuk Tim 1 dan Tim 2 serta Bidang Kearsipan untuk Tim 3 dan Tim 4.
Evaluasi penyelenggaraan kearsipan tahun ini tentulah bertujuan untuk memotret sejauhmana pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman. Selain itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah juga sekaligus memberikan unsur pembinaan terlebih kepada Perangkat Daerah yang penyelenggaraan kearsipannya belum sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga budaya tertib arsip dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Sleman dapat terwujud.
Sesuai jadwal yang disampaikan kepada Perangkat Daerah bahwa untuk hari ketiga dan keempat, 7 dan 8 Oktober 2020 adalah Perangkat Daerah sebagai berikut: Kundha Niti Mandala Sarta Tata Sasana, Kapanewon Ngaglik, Kapanewon Mlati, Kapanewon Depok, Dinas Sosial, Kapanewon Turi, Dinas Pendidikan, Kapanewon Kalasan, Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk, dan Keluarga Berencana, Kapanewon Prambanan, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah, Kapanewon Gamping, Satuan Polisi Pamong Praja, dan Kapanewon Godean.
Leave a Reply