Mengawali tahun 2020, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman melaksanakan penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif tahun 2018. Arsip ini diciptakan oleh unit pengolah, yaitu Sekretariat Dinas, Bidang Perpustakaan, Bidang Kearsipan dan Bidang Pengembangan Sistem dan Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Tim Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif. Dilaksanakan di ruang pengolahan arsip dinas dan akan berlangsung sampai dengan bulan Februari 2020. Selanjutnya, arsip tersebut akan dipindahkan ke unit kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
Pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan ini, dilaksanakan secara rutin setiap setahun sekali. Kegiatan ini termasuk salah satu cara dalam penyusutan arsip, disamping pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke lembaga Kearsipan. Ketentuan pemindahan arsip dinamis inaktif meliputi tiga tahapan, yaitu penyeleksian, penyusunan daftar arsip inaktif, dan penataan arsip.
Penyeleksian arsip bertujuan untuk memilih arsip yang telah habis retensi aktifnya, sesuai dengan jadwal retensi arsip dan frekuensi penggunaannya telah menurun di unit kerja atau digunakan kurang dari lima kali dalam setahun oleh unit kerja atau unit pengolah.
Selanjutnya adalah penyusunan daftar arsip inaktif. Daftar ini memuat delapan hal, yaitu pencipta arsip, unit pengolah, nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Daftar arsip inaktif ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan unit kearsipan. Pada kegiatan ini akan dihasilkan empat daftar arsip inaktif, yaitu daftar arsip inaktif Bidang Perpustakaan, Bidang Kearsipan, Bidang Pengembangan Sistem dan Pelayanan, dan Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
Terakhir adalah penataan arsip inaktif. Tahap ini dilaksanakan berdasarkan prinsip asal usul dan aturan asli. Prinsip asal usul adalah prinsip penataan arsip berdasarkan pencipta arsip, sehingga arsip dari pencipta yang berbeda tidak boleh dicampur. Prinsip aturan asli adalah prinsip penataan arsip berdasarkan aturan penataan arsip ketika masih aktif. Apabila arsip aktif ditata berdasarkan subjek permasalahan maka ketika menjadi inaktif juga ditata berdasarkan subjek permasalahan.
Pada tahap terakhir tersebut, berkas arsip ditata sesuai dengan nomor urut dalam daftar arsip. Setelah itu, berkas-berkas tersebut ditata dalam boks arsip, lalu setiap boks diberi label yang memuat informasi tentang nomor boks, unit pengolah, nomor urut, dan kurun waktu arsip.
Pada saat memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan disertai dengan berita acara pemindahan arsip dinamis inaktif. Dalam berita acara ini memuat informasi tentang waktu dan tempat pelaksanaan pemindahan, jenis dan jumlah arsip inaktif yang dipindahkan, dan pelaksana, yaitu ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan unit kearsipan. Pemindahan arsip dinamis inaktif dilaksanakan agar sarana, prasarana, dan biaya dalam mengelola arsip efektif dan efisien. Selain itu, memudahkan pengguna arsip dalam temu balik arsip.
Leave a Reply