Pengelolaan arsip merupakan kebutuhan dari setiap manusia, dari instansi pemerintah, swasta, organisasi kemasyarakatan, bahkan perseorangan. Kehilangan arsip, kepemilikan aset yang tidak di dukung arsip serta kesulitan dalam penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan permasalahan kearsipan yang sering kita temui.  Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik adalah tata kelola kearsipan yang baik. Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan berjalan secara optimal dibutuhkan adanya pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Adapun jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal yang dilakukan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan pemerintah provinsi. Sementara pengawasan kearsipan eksternal provinsi dilaksanaklan oleh gubernur melalui Lembaga Kearsipan Daerah provinsi terhadap Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota. Sedangkan pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh  Lembaga Kearsipan Daerah provinsi terhadap perangkat daerah provinsi, Lembaga Kearsipan Daerah  kabupaten/kota terhadap perangkat daerah kabupaten/kota. Adapun aspek pengawasan kearsipan internal meliputi : penciptaan arsip, pemberkasan dan penataan arsip aktif, program arsip vital, pengolahan dan pelaporan arsip terjaga, pengolahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, layanan dan akses arsip dinamis, penyusutan arsip,  arsiparis, pengelola arsip, prasarana dan sarana kearsipan. Dinas Perpustakaan Kabupaten Sleman sebagai Lembaga Kearsipan Daerah sejak tahun 2017 telah melaksanakan audit kearsipan internal di 5 Perangkat Daerah. Di tahun 2018  ada 6 Perangkat Daerah di Kabupaten Sleman menjadi sasaran audit kearsipan internal. Adapun 6 perangkat daerah tersebut  adalah : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Inspektorat Kabupaten, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Lingkungan Hidup, dan Kecamatan Berbah dan Kecamatan Kalasan.
Pengawasan kearsipan merupakan proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan implementasi penyelenggaraan kearsipan.  Dengan adanya audit kearsipan diharapkan perangkat daerah dapat menindaklanjuti kekurangannya berdasarkan rekomendasi hasil audit. Karena tujuan dari pengawasan kearsipan sebenarnya tidak ingin mencari kesalahan dari perangkat daerah, namun bagaimana pencipta arsip melakukan pengelolaan arsip di lingkungannya  sesuai dengan prosedur dan sistem yang ada.
Audit kearsipan internal dilaksanakan pada tanggal 10 sampai dengan 17 Oktober 2018. Pelaksanaan audit dilaksanakan melalui beberapa tahap, yaitu pengiriman instrumen audit kearsipan internal untuk diisi oleh perangkat daerah, verifikasi hasil pengisian instrumen dengan melakukan uji petik, pemaparan hasil audit kearsipan internal serta pengiriman Laporan Audit Kearsipan Internal beserta hasil nilai audit.
Dengan adanya audit kearsipan diharapkan dapat terwujud pengelolaan arsip yang lebih baik dan terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan serta penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian dapat terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahaan dan menjaga memori kolektif bangsa.
Leave a Reply