Audit dan Pengawasan Kearsipan Bagi 5 Perangkat Daerah di Pemerintah Kabupaten Sleman

Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan berjalan secara optimal perlu dilakukan audit dan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di Pemerintah Kabupaten Sleman,  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman menyelenggarakan Audit dan Pengawasan Kearsipan. Program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Tujuan pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan sebenarnya dalam konteks kelembagaan, tujuannya bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.

Adapun jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan Pemerintah Provinsi. Sementara pengawasan kearsipan eksternal Provinsi dilaksanakan oleh Gubernur melalui LKD Provinsi terhadap pencipta arsip tingkat Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota. Sedangkan, pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh LKD Provinsi terhadap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Provinsi; LKD Kabupaten/Kota terhadap SKPD Kabupaten/Kota; Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi; dan unit kearsipan pada lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya. Audit dan Pengawasan Kearsipan di Pemerintah Kabupaten Sleman diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman terhadap 5 (lima) Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman antara lain : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan Terpadu; Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Kawasan Permukiman; Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan; Kecamatan Sleman dan Kecamatan Depok. Pelaksanaan audit dan pengawasan kearsipan dilaksanakan pada tanggal 19, 20 dan 22 September 2017.

Aspek-aspek yang menjadi sasaran audit dan pengawasan kearsipan antara lain aspek pengelolaan arsip meliputi : penciptaan arsip ; pemberkasan dan penataan arsip; program arsip vital; pengolahan dan pelaporan arsip terjaga; pengolahan arsip inaktif; pemeliharaan arsip inaktif; layanan arsip dinamis; dan penyusutan arsip. Selanjutnya aspek sumber daya manusia kearsipan meliputi arsiparis dan pengelola arsip dimana didalamnya terkait unsur-unsur tentang: kedudukan hak dan kewenangan,  kompetensi,  pengangkatan &  pembinaan. Kemudian yang terakhir adalah aspek prasarana dan sarana meliputi gedung, ruangan, dan peralatan.

Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku. Dengan demikian dapat terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa.