Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman pada hari Rabu, 30 Oktober 2024 menyelenggarakan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip Tahun 2024. Kegiatan ini bertempat di Aula Lantai 3 Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman. Hadir dalam kegiatan tersebut Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Ery Widaryana, Sekretaris Daerah Susmiarto membuka sekaligus memberikan pengarahan. 2 (dua) orang saksi dari bidang pengawasan yaitu Plt. Inspektur Kabupaten R.Budi Pramono dan dari bidang hukum Kepala Bagian Hukum Purwati. Serta 1 (satu orang) dari pihak ketiga UD. Samak Jaya Karton.
Dalam sambutannya, Sekretaris Daerah menyampaikan bahwa Perangkat Daerah harus berkomitmen tertib arsip. Secara rutin melaksanakan pemusnahan arsip secara prosedural untuk mewujudkan akuntabilitas kinerja penyelenggaraan pemerintahan. Sebuah arsip apabila sudah waktunya musnah, seyogyanya melakukan pemusnahan. Hal ini sesuai dengan umur arsip, sehingga ruang kerja akan berkurang volume arsipnya. Lembaga Kearsipan Daerah secara masif melakukan pendampingan ke Perangkat Daerah agar penyelenggaraan kearsipan khususnya dapat terwujud.
Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip, dapat memilah pemusnahan arsip dengan retensi di atas 10 tahun maupun retensi di bawah 10 tahun. Pemusnahan arsip dengan retensi diatas 10 tahun harus melalui persetujuan pemusnahan arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-KN.00.01/294/2024 tanggal 30 September 2024. Serta menindaklanjuti dengan Surat Keputusan Bupati Sleman Nomor 62/Kep.KDH/A/2024 tentang Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Sleman tanggal 14 Oktober 2024. Terdapat sejumlah 7.152 berkas berasal dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah dan BUMD PT. BPR Bank Sleman. Pemusnahan arsip untuk retensi dibawah 10 tahun dilaksanakan atas Keputusan Bupati Sleman tentang persetujuan pemusnahan arsip kepada 12 (dua belas) Perangkat Daerah yang mengusulkan sejumlah 151.687 berkas. Proses eksekusi pemusnahan arsip secara total dengan menggunakan metode kimiawi oleh UD. Samak Jaya Karton di Bojong, Mungkid, Magelang.
Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan. Pemusnahan Arsip yang telah melampaui jangka waktu penyimpanan akan menciptakan efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan sebuah instansi/lembaga. Pemusnahan arsip juga merupakan upaya menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip. Hal ini juga mencegah dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna sekunder yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.
Pemusnahan arsip dapat terselenggara secara rutin dan atas kesadaran serta komitmen yang tinggi dari perangkat daerah. Hal ini untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam tata kelola pemerintahan. Serta budaya tertib arsip di Kabupaten Sleman untuk masa-masa mendatang.
Leave a Reply