Indonesia adalah salah satu beberapa negara yang memiliki frekuensi bencana alam cukup tinggi karena posisi geografisnya. Sebagai negara yang terletak di Lempeng Eurasia, Lempeng Pasifik dan Lempeng Indo-Australia, kondisi alam Indonesia yang merupakan salah satu negara di dunia yang paling banyak memiliki gunung berapi yang masih aktif, sehingga Indonesia dikenal sebagai Ring of Fire karena terletak pada sabuk api. Potensi akan terjadinya bencana gunung meletus, gempa bumi, tanah longsor, banjr, dan tsunami di Indonesia sangat tinggi. Berdasarkan Undang- Undang Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana, Bencana merupakan serangkaian peristiwa yang mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat atas dasar faktor alam, non alam maupun manusia sehingga menimbulkan kerugian material ataupun non material (BNPB, 2007).
Bencana apapun bentuknya, baik yang diakibatkan oleh alam ataupun oleh ulah manusia selalu menimbulkan kerugian, baik kerugian jiwa, finansial, ekonomi, sosial, hukum dan sebagainya. Bencana ini beragam mulai dari bencana ringan hingga bencana dengan kategori luar biasa. Tercatat dalam sejarah, letusan Krakatau (1883), Gempa Bumi Yogyakarta (2006) Erupsi Merapi (2010) hingga Tsunami di Aceh (2004) meninggalkan kerusakan jangka panjang bagi Indonesia. Wilayah Kabupaten Sleman mempunyai nilai indeks tertinggi dalam risiko bencana dari seluruh kabupaten kota di wilayah DIY. Ada tujuh ancaman bencana besar yang mengintip wilayah Sleman mulai erupsi Gunung Merapi, banjir lahar dingin, gempa bumi, tanah longsor, angin puting beliung, kekeringan hingga kebakaran. Dampak yang dapat ditimbulkan bilamana bencana terjadi bagi arsip sangatlah tinggi. Arsip yang terdampak bencana dapat mengalami kerusakan dari segi fisik arsip maupun isi informasinya. Tindakan preservasi preventif yang dilakukan adalah kesiapsiagaan dalam menghadapi bencana mulai dari arsip, gedung penyimpanan, sistem penyimpanan, dan sumber daya manusia.
Bencana merupakan peristiwa yang tidak menyenangkan. Seluruh kegiatan masyarakat yang terkena bencana akan mengalami kelumpuhan selama beberapa hari, beberapa bulan, bahkan beberapa tahun. Untuk mengembalikan kondisi masyarakat seperti keadaan seperti sebelum bencana memerlukan usaha dan partisipasi semua pihak, baik pemerintah, swasta maupun masyarakat. Arsip sebagai bagian dari kegiatan masyarakat, ketika terjadi bencana juga mengalami keadaan yang memprihatinkan.
Dalam hal manajemen terhadap kemungkinan terjadinya bencana dan proses pemulihan pasca bencana dikenal sebuah konsep yaitu Disaster Recovery And Contingency Plan atau dapat pula disingkat menjadi DRCP. DRCP sendiri awalnya diperkenalkan pada perusahaan-perusahaan swasta yang memang memiliki konsentrasi tinggi pada arsip dan aset mereka. Perlindungan pada aset dan arsip vital sangat diperhatikan mengingat informasi sangat dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi. Konsep mengenai DRCP sendiri diawali dengan konsep tentang manajemen risiko dari suatu organisasi. Tidak begitu lama muncul konsep manajemen risiko yang secara khusus berfokus pada pengelolaan risiko. Pada dasarnya DRP (disaster recovery planning) dan BCP (business continuity planning) dibutuhkan untuk menganalisis dan mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan risiko dalam suatu proses kerja yang dapat diantisipasi dengan menyusun rencana darurat untuk menangani permasalahan yang timbul akibat risiko-risiko tersebut.
Sebagaimana amanat dari Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana, maka pendekatan manajemen risiko bencana alam penyusunan rencana penanggulangan bencana menurut Maarif (2012 : 205) dan Nurjanah dkk (2012 : 48) dimulai dari inisiatif dan komitmen Pemerintah, identifikasi risiko bencana, pilihan tindakan pengurangan risiko bencana, pengaturan pelaku dan alokasi tugas dan kewenangan serta sumber daya yang tersedia serta mekanisme kesiapan dan penanggulangan dampak bencana. Rencana penanggulangan bencana ini akan berperan sangat penting khususnya dalam memberikan arahan kebijakan serta pengaturan pelaku atau penanggungjawab program sehingga penanggulangan bencana dapat dilakukan secara efektif, sinergis, tidak terjadi gap dan overlapping aktifitas yang berlebihan.
Selanjutnya ada pedoman tentang konsep disaster planning melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 Tentang Pelindungan Dan Penyelamatan Arsip Dari Bencana. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015, yang pada pasal-pasalnya menyebutkan secara menyeluruh dan lengkap aktivitas pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana dimulai dari tahap prabencana, saat tanggap darurat, saat pascabencana (pasal 4), jenis arsip yang dilindungi dan diselamatkan adalah arsip milik Negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, yang berupa arsip arsip dinamis, arsip statis, arsip terjaga dan arsip vital dalam media kertas, elektronik dan atau audio visual (pasal 5), penanggungjawab kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip (pasal 7).
Sedangkan untuk regulasi tentang Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana di Pemerintah Kabupaten Sleman sudah ada payung hukumnya melalui Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman Nomor: 25.1/SK.Kep.DPK/2018 yang mengamanatkan tentang Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana yang tahapannya adalah prabencana, saat tanggap darurat dan pascabencana. Sosialisasi undang-undang dan peraturan tentang pengelolaan, pemeliharaan, pelindungan dan penyelamatan arsip, seyogyanya dilakukan secara maksimal kepada pihak-pihak yang terkait secara langsung dalam penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana. Hal tersebut untuk mengantisipasi ketika terjadi bencana pengelola arsip agar cepat dan tanggap dalam menghadapi situasi bencana yang mengancam arsip. Dan harapannya tidak kebingungan ketika harus menyelamatkan arsip yang hancur dan rusak. Selanjutnya perlu ada pelatihan teknis yang kontinyu untuk pegawai-pegawai di lembaga kearspan daerah serta di instansi/perangkat daearah, sehingga penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana dapat terarah dan sistematis. Tanpa adanya SDM yang mumpuni dalam penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana akan berakibat arsip banyak yang rusak bahkan musnah. Selain itu yang tidak kalah pentingnya adalah menjalin dan memperkuat sistim informasi dan komunikasi terpadu di antara pimpinan instansi, para staf di instansi, aparat keamanan, pihak-pihak yang terkait dengan bencana seperti Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Pemadam Kebakaran, Palang Merah Indonesia, serta masyarakat agar berjalan berkesinambungan sehingga penanganan arsip yang terkena bencana dapat berjalan cepat dan tepat.
Pada beberapa peristiwa bencana upaya pelindungan dan penyelamatan arsip terus berjalan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daearah Kabupaten Sleman berupaya selalu menjadi pelopor dalam usaha pelindungan dan penyelamatan arsip. Bebarapa peristiwa pelindungan dan penyelamatan arsip yang yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang dibantu oleh ANRI adalah pada saat terjadi erupsi Gunung Merapi tahun 2010, yang mengakibatkan arsip milik pemerintah desa/kalurahan, sekolah dan masyarakat banyak yang rusak. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman yang didukung penuh oleh ANRI terlibat dalam rehabilitasi dan restorasi arsip-arsip yang rusak tersebut.
Penanganan arsip pascabencana yaitu upaya melakukan rehabilitasi dan rekontruksi, yang meliputi,pemulihan fungsi prasarana kearsipan, rehabilitasi infrastruktur kearsipan, rekonstruksi prasarana kearsipan, peningkatan kapasitas sistem kearsipan, perbaikan lingkungan kerja, penataan ruang pengelolaan arsip, peningkatan peran serta masyarakat dalam pemeliharaan dan perlindungan arsip, dan peningkatan koordinasi kerja dengan instansi terkait.
Dari beberapa Undang-undang yang dibuat pemerintah, peraturan-peraturan yang dibuat oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan program GNSTA tersebut di atas, seharusnya penanggulangan bencana yang berdampak pada kerusakan dan musnahnya arsip dapat dicegah atau paling tidak dapat diminimalisir.
Tanggap bencana juga menghadirkan alternatif atau cara yang dilakukan seperti mitigasi bencana dalam sebuah gedung arsip. Mitigasi bencana ini sangat penting karena dapat meminimalkan kerusakan yang diakibatkan oleh bencana, ketika kita tidak pernah berusaha untuk memikirkan kemungkinan yang terjadi seperti bencana maka dapat diperkirakan ketika dampak bencana itu datang maka kemungkinan yang terjadi kita hanya mengalami kesulitan yang sangat rumit dalam mengatasi sebuah arsip yang rusak.
Tujuan dalam sebuah mitigasi bencana adalah salah satu upaya yang dilakukan dalam mengurangi dampak yang ditimbulkan, khususnya pagi para penduduk yang menjadi sebagai landasan perencanaan pembangunan, dalam hal ini juga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat dalam menghadapi dan mengurangi dampak/risiko bencana.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bekerjasama dengan UPT Pemadam Kebakaran Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Sleman melaksanakan pelatihan penanggulangan bencana kebakaran bagi para pegawai di Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai upaya mengantisipasi dan meminimalisir bencana yang sewaktu-waktu bisa terjadi kapan saja dan dimana saja sehingga penyelamatan arsip dapat terwujud.
Oleh: Catur Heni Priana, S.S.T.Ars, M.I.P.
Leave a Reply