Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan kegiatan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip Perangkat Daerah Tahap II Tahun 2023 pada hari Selasa, 28 November 2023 bertempat di Ruang Rapat Praja, Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman. Acara dibuka dengan laporan penyelenggaraan kegiatan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Dra. Sri Wantini, M.Pd yang dilanjutkan dengan sambutan Bupati Sleman yang diwakili oleh Asisten Sekretaris Daerah bidang Administrasi Umum Drs. Kunto Riyadi, MPPM.
Pemusnahan arsip dengan retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun kali ini dilakukan terhadap 13 (tiga belas) perangkat daerah yaitu:
1) Sekretariat Daerah 687 berkas
2) Inspektorat 273 berkas
3) Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan 7.470 berkas
4) Dinas Pertanahan dan Tataruang 92 berkas
5) Dinas Pendidikan 7.911 berkas
6) Dinas Pertanian Pangan dan Perikanan 5.767 berkas
7) Dinas Perindustrian dan Perdagangan 161 berkas
8) Dinas Kesehatan 601 berkas
9) Kapanewon Berbah 5.660 berkas
10) Kapanewon Minggir 3.529 berkas
11) Kapanewon Ngaglik 2.345 berkas
12) Kapanewon Cangkringan 2.258 berkas
13) Kapanewon Moyudan 1.062 berkas
14) RSUD Sleman 20.150 berkas
15) RSUD Prambanan 2.000 berkas
Sedangkan pemusnahan arsip dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan terhadap 3 (tiga) perangkat daerah, yaitu:
1) PT BPR Bank Sleman (Perseroda) 11.213 berkas
2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku LKD 11.359 berkas
3) Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Kalurahan 140 berkas
Pelaksanaan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip dilakukan oleh pimpinan perangkat daerah yang arsipnya dimusnahkan dan pimpinan lembaga kearsipan daerah serta disaksikan oleh pimpinan Bagian Hukum dan Inspektorat Kabupaten.
Selama kurun waktu 2017 sampai dengan sekarang, pelaksanaan pemusnahan arsip perangkat daerah Pemerintah Kabupaten Sleman mencapai 81% artinya dari 48 (empat puluh delapan) perangkat daerah, baru 39 (tiga puluh sembilan) perangkat daerah yang melaksanakan pemusnahan arsip. Sementara untuk penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah mencapai 35% yaitu dari 48 (empat puluh delapan) perangkat daerah baru 17 (tujuh belas) perangkat daerah yang menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan daerah.
Arsip sebagai rekaman kegiatan memiliki fungsi dalam pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh sebab itu, arsip harus dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar dapat memberi manfaat untuk masyarakat. Tidak semua arsip disimpan selamanya, perlu dilakukan penilaian untuk menentukan arsip yang dimusnahkan dengan pertimbangan sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip. Disamping itu, juga merupakan upaya menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional. Sedangkan untuk arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, intrinsik dan informasional, serta berketerangan permanen menurut JRA wajib dilakukan penyelamatan melalui penyerahan arsip statis dari perangkat daerah selaku pencipta arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip ini diharapkan dapat meningkatkan pengelolaan kearsipan di seluruh perangkat daerah guna mewujudkan budaya tertib arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman.
Leave a Reply