Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman melaksanakan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip Pemerintah Kabupaten Sleman di Aula Lantai 3 Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman pada Kamis, 21 September 2023. Penandatanganan berita acara pemusnahan arsip ini dilakukan oleh perangkat daerah yang melakukan pemusnahan arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah, dan 2 orang saksi dari Bagian Hukum dan Inspektorat serta disaksikan langsung oleh Staf Ahli Bupati Bidang Pemerintahan dan Hukum. Laporan penyelenggaraan disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Dra. Sri Wantini, M.Pd serta dilanjutkan dengan sambutan dan arahan dari Staf Ahli Bupati Jazim Sumirat, S.H., M.Si.
Pada Tahun 2023 ini, Pemerintah Kabupaten Sleman melaksanakan pemusnahan arsip dengan retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun sebanyak 86.189 berkas (1.765 boks) yang berasal dari 13 (tiga belas) perangkat daerah antara lain: Inspektorat 316 berkas (102 boks), Badan Keuangan dan Aset Daerah 12.250 berkas (940 boks), Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 353 berkas (45 boks), Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 21.309 berkas (94 boks), Dinas Kesehatan 913 berkas (101 boks), Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu 3.174 berkas (147 boks), Dinas Komunikasi dan Informatika 86 berkas (2 boks), Dinas Pariwisata 2.179 berkas (138 boks), Kapanewon Godean 35.610 berkas (135 boks), Kapanewon Seyegan 1.687 berkas (10 boks), Kapanewon Gamping 1.510 berkas (21 boks), Kapanewon Ngemplak 925 berkas (10 boks), dan Kapanewon Kalasan 7.512 berkas (40 boks).
Kegiatan Pemusnahan Arsip
Kegiatan pemusnahan arsip tahun ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan dan telah mendapatkan persetujuan Bupati Sleman untuk arsip dengan retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun. Metode pemusnahan arsip yang dilakukan yaitu melalui peleburan secara kimiawi dengan menggandeng rekanan dari UD. Samak Jaya Karton, Mungkid, Magelang, Jawa Tengah sebagai pihak ketiga. Pelaksanaan eksekusi pemusnahan arsip disaksikan oleh perwakilan masing-masing Perangkat Daerah yang melaksanakan pemusnahan arsip. Selain itu, pelaksanaan penyerahan arsip statis juga dilakukan dari Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Kalurahan sejumlah 83 berkas kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah.
Arsip sebagai rekaman kegiatan memiliki fungsi dalam pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh sebab itu, arsip harus dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar dapat memberi manfaat untuk masyarakat. Tidak semua arsip disimpan selamanya, perlu dilakukan penilaian untuk menentukan arsip yang dimusnahkan dengan pertimbangan sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Disamping hal tersebut, untuk arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, intrinsik dan informasional, serta berketerangan permanen menurut JRA wajib dilakukan penyelamatan dengan melakukan penyerahan dari perangkat daerah selaku pencipta arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). b@th
Baca juga : Transformasi Kearsipan Dalam Pandangan Wakil Bupati Sleman
Leave a Reply