SLEMAN – Selasa (13 Juni 2023), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman melaksanakan kegiatan verifikasi dan uji petik usulan persetujuan pemusnahan arsip dari Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman. Uji petik adalah salah satu instrumen pemantauan dengan melakukan kunjungan langsung, rutin, terjadwal, dan terukur
Arsiparis Lina Ratri Utami, Betty Indriati, dan Nia Kurniasari melaksanakan kegiatan verifikasi dan uji petik ini. Adapun pengusulan arsip yang musnah dari Dinas Kesehatan berupa arsip keuangan. Adapun arsip keuangan tersebut terdiri dari surat pertanggungjawaban keuangan, buku kas umum, dan lain-lain. Penciptaan kesemua arsip tersebut pada tahun cipta arsip 2011-2013. Oleh karena itu, berdasarkan ketentuan, arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip. Pengurangan jumlah arsip dapat dengan cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Adapun arsip statis adalah arsip yang berketerangan masuk kategori permanen oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Sebelum melakukan penyusutan arsip, terlebih dahulu perlu menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan. JRA berisi rekomendasi tentang penetapan pemusnahan, penilaian kembali, atau permanenkan suatu jenis arsip. Oleh karena itu, JRA sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah selalu mendorong perangkat daerah untuk rutin melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip. Kegiatan pemusnahan arsip bertujuan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan secara optimal.
Baca Juga: Pendampingan SIMARDA: Wujud Digitalisasi Kearsipan
Leave a Reply