Bimtek Tata Naskah Dinas dan Penyusutan Arsip di  Dinas Kesehatan

Pada hari Senin, 12 Desember 2022 Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Betty Indriati menjadi narasumber dalam acara Bimbingan Teknis (Bimtek) yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan yang bertempat di Puri Mataram, Tridadi, Sleman, Yogyakarta.

Bimtek Kearsipan ini diikuti peserta dari pengelola arsip Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan se-Kabupaten Sleman dan pengelola arsip di lingkungan Dinas Kesehatan. Adapun materi yang disampaikan narasumber yaitu Tata Naskah Dinas oleh Nursatyo Nugroho dari Bagian Organisasi dan Penyusutan Arsip oleh Betty Indriati.

Acara Bimtek yang tetap mengedepankan protokol kesehatan ini dibuka secara resmi oleh Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan. Pada kesempatan tersebut, Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian menyampaikan bahwa urusan tata naskah dinas dan penyusutan arsip  menempati posisi penting dalam penyelenggaraan pemerintah khususnya di Dinas Kesehatan maupun UPT. Agar pengelolaan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka daur hidup arsip harus berjalan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan. Permasalahan yang terjadi di lingkungan Dinas Kesehatan dan UPT bahwasanya tata naskah dinas masih belum sesuai dengan Peraturan Bupati Sleman Nomor 39 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Penggunaan Teknologi Informasi Dalam Pengelolaan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman. Selain itu, masalah pemusnahan arsip juga masih belum sepenuhnya dilakukan di UPT, sehingga banyak volume arsip yang tersimpan dan menumpuk. Hal ini perlu dilakukan tindak lanjut agar pengelolaan arsip dapat sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan terwujud pengelolaan kearsipan yang benar.

Diskusi yang dipandu oleh Arsiparis Dinas Kesehatan Budi Wahyono ini pembahasan pokoknya adalah pada pemusnahan arsip, yang mana para pengelola arsip mengeluhkan banyaknya arsip yang tercipta namun tidak diiringi dengan kegiatan pemusnahan arsip. Jenis arsip yang menjadi permasalahan diantaranya adalah arsip rekam medis yang telah lampau, resep-resep obat, surat pertanggungjawaban, dan masih banyak lagi jenis arsip urusan kesehatan yang telah lampau. Untuk itu, pemateri menyampaikan agar Dinas Kesehatan selaku instansi induk dari UPT Puskesmas dapat menginventarisir jenis arsip apa saja yang tercipta kemudian dicarikan pedoman pemusnahan arsip dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) khususnya untuk arsip-arsip yang berketerangan musnah, sehingga dapat menjadi acuan UPT dalam memprogramkan kegiatan penyusutan arsip.

Dengan adanya kegiatan Bimtek ini, diharapkan perangkat daerah khususnya Dinas Kesehatan dan UPT dapat meningkatkan pengelolaan kearsipan dan dapat mewujudkan tertib arsip sesuai dengan kaidah dan prinsip kearsipan yang benar.

@beth