“ Indonesia Tangguh, Indonesia Tumbuh” merupakan tema Hari Kemerdekaan Republik
Indonesia ke-76 yang mendeskripsikan nilai-nilai ketangguhan, semangat pantang
menyerah untuk terus maju bersama dalam menempuh jalan penuh tantangan, agar
dapat mencapai masa depan yang lebih baik. Berpijak pada hal tersebut, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan harus mampu menjadi motor penggerak untuk
mewujudkan budaya tertib arsip di Kabupaten Sleman baik di lingkup perangkat daerah,
BUMD, pemerintah desa, maupun masyarakat. Dengan berbagai kebijakan bidang
kearsipan dan dukungan sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia,
prasarana dan sarana maka kami sebagai bagian dari insan kearsipan berkomitmen
untuk merealisasikan budaya tertib arsip ditengah realitas kurangnya kepedulian
tentang pentingnya arsip di beberapa kalangan.
Dimulai dari kesadaran akan arti pentingnya arsip di lingkungan keluarga, maka upaya
untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip sebagai sebuah budaya perlu dilakukan.
Untuk itu kehadiran Gerakan Cinta Keluarga (GenTa SiAga) sebagai salah satu unggulan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman menjadi sebuah harapan dalam
mewujudkan budaya tertib arsip di Kabupaten Sleman. Gerakan ini bertujuan untuk
meningkatkan kesadaran masyarakat akan arti pentingnya arsip, serta memberikan
pemahaman tentang cara mengelola arsip keluarganya secara cepat, tepat, sesuai
dengan standar kearsipan.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasar hal tersebut, maka arsip
keluarga adalah arsip yang tercipta dari seluruh kegiatan atau aktifitas dalam keluarga
yang terdiri dari suami, istri, dan anak-anak meliputi arsip identitas pribadi, arsip
kesehatan , arsip pendidikan, arsip keuangan, arsip aset/kekayaan, arsip
kependudukan, dan arsip lainnya.
Bagaimana caranya agar arsip tersebut dapat dikelola dengan baik tentunya
membutuhkan niat, kemauan, serta sarana penyimpanan seperti document keeper,
album, kotak CD (compact disc) dan lain-lain, yang semua ini tergantung pada bentuk
arsip yang akan disimpan, dengan tahapan sebagai berikut:
a. pengelompokkan dan pencatatan arsip
Semua arsip yang dibuat dan diterima oleh perorangan/keluarga dikelompokkan
berdasarkan jenis/kelompok arsip (arsip kesehatan, arsip keuangan, dan lain-
lain).
Selanjutnya arsip yang sudah dikelompokkan dicatat berdasarkan urutan
kronologi waktu pembuatan/penerimaan dalam daftar yang dibuat sederhana,
sekurang-kurangnya memuat nomor, jenis arsip dan uraiannya, tahun
pembuatan/penerimaan, dan keterangan.
b. penyimpanan arsip
Arsip disimpan pada tempat yang aman dari bahaya kebakaran, bahaya air,
bahaya kehilangan, bahaya yang ditimbulkan oleh serangga/ngengat, bencana
alam dan bahaya lainnya dengan menggunakan media penyimpanan arsip yang
sesuai dengan jenis arsip antara lain:
- Arsip tekstual disimpan dalam document keeper atau media lain yang
memungkinkan untuk menyimpan arsip tekstual. - Arsip foto disimpan dalam album atau media lain yang memungkinkan untuk
menyimpan arsip foto. - Arsip film disimpan dalam tempat yang dibuat dari bahan non magnetic atau
media lain yang memungkinkan untuk menyimpan arsip film. - Arsip gambar disimpan dalam media yang memungkinkan untuk menyimpan
arsip gambar.
Apabila memungkinkan arsip perorangan/ keluarga dapat disimpan dengan
dititipkan pada lembaga resmi yang menerima jasa penyimpanan arsip
c. pemeliharaan arsip
Arsip perorangan/keluarga dilakukan pemeliharaan dengan cara memberi bahan
anti serangga/ngengat (kamperisasi), dilakukan pembersihan secara rutin dari
debu, terhindar dari lembab dan terhindar dari pancaran sinar matahari langsung.
d. pengamanan arsip
Supaya arsip terhindar dari beberapa resiko kerusakan dan kehilangan, maka
perlu dilakukan pengamanan terhadap arsip. Pengamanan bisa dilakukan melalui
duplikasi/penggandaan, back-up, digitalisasi, atau disimpan pada lembaga resmi
yang menerima jasa penyimpanan arsip.
Masyarakat harus mulai menyadari bahwa arsip keluarga merupakan identitas diri dan
hak kepemilikan yang tak terpisahkan dari kehidupan manusia, oleh karena itu arsip
keluarga sebagai recorded information harus dilindungi dan diselamatkan apalagi jika
terjadi bencana.
Penyelamatan arsip tidak hanya menyelamatkan fisiknya, tetapi juga menyelamatkan
informasi yang terekam di dalamnya. Penyelamatan arsip dari bencana alam dan
bencana akibat ulah manusia memerlukan penanganan yang serius dan penting
dilakukan, karena arsip merupakan aset yang tidak ternilai harganya. Oleh karena itu
seluruh lembaga baik pemerintah maupun swasta, masyarakat, dan keluarga penting
melakukan upaya antisipasi dan penyelamatan arsipnya
Genta Siaga sebagai sebuah Gerakan Bersama tentu membutuhkan sinergitas antara
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Kecamatan, Pemerintah Desa, Tim Penggerak PKK,
serta seluruh masyarakat Kabupaten Sleman. Gerakan yang dapat direplikasikan oleh
seluruh kalurahan bahkan padusunan diharapkan akan dapat merebak bagai cendawan
di musim penghujan. Namun demikian semua akan bergantung pada komitmen para
pemegang kebijakan, sumber daya manusia, koordinasi yang efektif antar lembaga,
serta kesadaran akan arti pentingnya arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Jalan masih panjang, insan kearsipan harus mampu menjadi personil yang tangguh,
memiliki semangat untuk meningkatkan kinerjanya melalui kerjasama, kerja keras, dan
kerja cerdas guna memberikan layanan yang terbaik dalam rangka mewujudkan budaya
tertib arsip di Kabupaten Sleman.
Salam Arsip ……. Tertib Arsip,…. Budaya Kita.
Leave a Reply