Hidup adalah sebuah perjalanan panjang yang dipenuhi dengan kisah dari masa ke
masa ,dimana setiap kisah akan dicatat direkam diabadikan dalam sebuah informasi
dalam bentuk tulisan ataupun alat perekam lainnya yang disebut arsip yang akan
menjadi catatan penting dalam sejarah perjalanan kehidupan masa lalu dan masa
depan.
Dari judul diatas timbul pertanyaan besar, mengapa arsip menyelamatkan masa
depan , sebegitu pentingnyakah arsip ?
Judul tersebut merupakan sebuah gambaran, bahwa kelak peristiwa yang pernah
terjadi dan kita alami di masa lalu, tentu akan diceritakan kembali kepada anak cucu
kita. Untuk menceritakan kembali, tentu saja kita perlu sebuah catatan kecil bukti
dari peristiwa tersebut, yang mendukung cerita itu. Dengan kata lain kita perlu
membuat arsip untuk digunakan pada masa mendatang dan sebagai dokumentasi.
Arsip mungkin tidak asing lagi di telinga kita, arsip merupakan sumber informasi
yang terpenting. Arsip dapat dibuat oleh siapapun, baik itu siswa, mahasiswa,
masyarakat biasa, maupun pekerja kantoran.
Definisi arsip sebagaimana yang tercantum di Undang-undang No 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan bahwa; arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa , dan
bernegara.
Arsip mempunyai peranan terpenting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. Arsip juga mengukir sejarah dimasa lalu dan relevan dengan masa
depan. Oleh karenanya setiap orang , setiap organisasi , setiap negara sering
mengukir masa depannya dalam sebuah arsip. Tidak hanya itu, arsip juga sering
digunakan sebagai langkah awal untuk meniti masa depan. Mungkin dalam hati, kita
bertanya-tanya. Mengapa arsip mempunyai keterkaitan dengan masa depan? Perlu
kita buka dulu pengetahuan mengenai arsip
Perlu kita ketahui, dalam segala aspek kehidupan senantiasa memerlukan
ketersediaan arsip. Kiranya tidak berlebihan apabila dikatakan bahwa arsip menjadi
faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan seseorang dimasa depan , keutuhan
organisasi dan keutuhan negara , masa depan seseorang , masa depan suatu
organisasi bahkan sebuah negara akan terancam apabila tidak tersedia arsip secara
memadai.jadi dapat diartikan bahwa apabila kita mengelola, merawat dan
menyelamatkan arsip maka kita sudah menyelamatkan masa depan
pada masa sekarang informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Salah satu sumber informasi penting
yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi dan birokrasi adalah arsip. .
Didalam organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan
keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi lain. Dari
beberapa fungsi diatas, dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa, arsip juga
menentukan masa depan suatu organisasi.
Bahwa fakta dilapangan arsip masih dipandang sebelah mata oleh sebagian
kalangan karena arsip identik dengan kumpulan dokumen yang lusuh, kotor,
berdebu ,namun sebenarnya arsip tidak demikian karena arsip tidak hanya
dipandang dari sudut fisiknya belaka, tetapi harus dipandang sebagai informasi
yang terekam secara fisik di dalam arsip
Berkaitan dengan hal tersebut, kita sebagai insan kearsipan berusaha untuk
meluruskan persepsi-persepsi yang salah mengenai arsip. Dan juga mengajak
kepada semua pihak agar sadar akan pentingnya arsip, sehingga mulai
mengarsipkan segala sesuatu yang dianggap penting untuk bekal di masa depan
Dan mengajak untuk melakukan budaya tertib arsip sejak dini karena Semakin
banyak arsip yang terkelola dan terselamatkan maka akan semakin besar peluang
masa depan terselamatkan. Dengan adanya kesadaran akan pentingnya arsip,
maka kita sekaligus akan sadar akan masa depan. Masa depan disini sangat
kompleks, tidak hanya masa depan seseorang, namun masa depan orang lain,
masa depan organisasi bangsa, dan negara. Sadar arsip bisa dimulai dari diri
sendiri didalam keluarga dan di lingkungan kerja dengan merawat arsip pribadi
berarti menyelamatkan masa depan diri sendiri , mengelola arsip dan
menyelamatkan arsip ditempat bekerja berarti menyelamatkan masa depan
organisasi.
kesadaran merawat ,dan menyelamatkan arsip perlu ditumbuhkan mulai dari arsip
pribadi , arsip keluarga dan arsip organisasi/lembaga/ kantor, namun untuk
mewujudkan hal tersebut membutuhkan usaha yang keras untuk menimbulkan
kesadaran akan pentingnya arsip , penyelamatan arsip harus dilaksanakan oleh
semua pihak dari masyarakat terkecil yaitu keluarga sampai dengan organisasi
pemerintahan baik swasta maupun negeri dalam lingkup yang besar adalah
penyelamatan arsip negara , disinilah peran Lembaga Kearsipan hadir untuk
mengajak,mendorong, dan melakukan pendampingan pengelolaan arsip karena
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Banyak sekali
tantangan yang dihadapi lembaga kearsipan dalam melaksanakan tugasnya terkait
dengan kesadaran mengelola arsip yang belum sesuai dengan harapan seperti yang
telah disampaikan diatas bahwa persepsi terhadap arsip oleh sebagian kalangan
belum sebagaimana mestinya , namun seiring berjalannya waktu pandangan
masyarakat , pandangan institusi terhadap arsip berubah mereka mulai menyadari
bahwa arsip memang penting , penting dalam arti yang sesungguhnya tidak hanya
terucap di bibir yang menyatakan “arsip itu penting” tapi tidak disertai tindakan yang
nyata dalam memperlakukan arsip ,bahwa banyak hal yang akan terjadi apabila
arsip tidak dikelola dengan baik , akan timbul banyak masalah yang menyangkut
kepemilikan hak, nasib dan masa depan perseorangan/ pegawai maupun
keberlangsungan organisasi , namun lambat laun perilaku organisasi terhadap arsip
mulai membaik, lebih peduli,lebih konsen terhadap pengelolaan dan penyelamatan
arsip , hal tersebut tidak lepas dari peran lembaga kearsipan yang tidak pernah
mengenal lelah untuk selalu mengajak, mendorong dan bersama sama melakukan
penyelamatan arsip untuk menyelamatkan masa depan tanpa lelah tanpa kesah.
Leave a Reply