Era digital menuntut pemerintah untuk dapat mengembangkan akses informasi yang cepat dan mudah semata mata ditujukan untuk kepentingan masyarakat. Sebuah birokrasi yang baik dan bersih, sederhana, fleksibel, serta didukung oleh proses tata kelola yang cepat dan sumber daya manusia aparatur yang berkualitas akan menghasilkan pelayanan publik yang prima. Salah satu terobosan pemerintah untuk mewujudkan pelayanan publik yang prima adalah dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). SPBE ini dibangun untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel; mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya; meningkatkan efisiensi biaya; mengurangi duplikasi infrastruktur dan sistem aplikasi; serta menerapkan standarisasi teknologi informasi dan komunikasi.
Arsip sebagai produk dari penyelenggaraan administrasi pemerintahan merupakan salah satu media perekam memori kolektif yang akan menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran bangsa. Sistem kearsipan daerah berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi. Sistem penyelenggaraan kearsipan daerah harus dibangun dengan mengimplementasikan norma, standar, dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintah yang mampu merespon tuntutan dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan. Berdasarkan hal tersebut, Pemerintah Kabupaten Sleman mengeluarkan regulasi penyelenggaraan kearsipan yang mengatur pengelolaan kearsipan daerah yang tertuang dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sleman Nomor 7 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arisp, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip, serta pengaturan mengenai sistem kearsipan daerah, sistem informasi kearsipan daerah dan jaringan informasi kearsipan daerah, pengembangan sumber daya manusia, serta prasarana dan sarana.
Pemerintah Kabupaten Sleman sendiri telah menerapkan Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Daerah (SIMARDA). Aplikasi SRIKANDI merupakan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis yang ditetapkan dengan Keputusan MenPAN&RB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sehingga wajib diterapkan di semua Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah. Pemerintah Kabupaten Sleman menindaklanjutinya dengan mengeluarkan Instruksi Bupati Sleman Nomor 029/Instr/2022 tentang Penerapan Aplikasi SRIKANDI dimana semua Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman telah menerapkannya. Sedangkan aplikasi SIMARDA merupakan aplikasi lokal yang dibangun oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman yang ditetapkan dengan Peraturan Bupati Sleman Nomor 40.2 Tahun 2020 tentang Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Daerah (SIMARDA) dan pengembangannya telah di instruksikan pada Surat Edaran Bupati Sleman Nomor 03 Tahun 2023 tentang Penerapan Simarda versi 2 di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman Tahun 2023.
Tidak dapat dipungkiri bahwa Aplikasi SRIKANDI masih banyak mengandung kelemahan, diantaranya server yang sering error dan cenderung lambat, belum terkoneksi dengan smartphone, danbelum terintegrasi dengan data kepegawaian. Menyikapi kelemahan aplikasi tersebut, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman memutuskan untuk mengolaborasikan aplikasi SRIKANDI dengan aplikasi buatan lokal yaitu aplikasi SIMARDA. Dimana aplikasi SRIKANDI digunakan untuk aplikasi surat keluar karena jangkauannya lebih luas, sedangkan SIMARDA digunakan untuk pengelolaan surat masuk karena telah terhubung dengan aplikasi versi mobile yang dapat diakses melaui smartphone masing-masing sehingga distribusi surat dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kedua aplikasi ini telah memiliki fitur pencarian informasi, pengunggahan dan pengunduhan dokumen, mekanisme persetujuan dan validasi surat masuk dan surat keluar dalam alur tata naskah dinas. Pada tahun 2023 ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku lembaga kearsipan daerah di tingkat kabupaten telah melakukan perluasan penerapan aplikasi tersebut pada sasaran tingkat Unit Pelaksana Teknis (UPT) pada lingkup Dinas Kesehatan dan tentunya kedepan akan bertambah lagi untuk jangkauan perluasannya yaitu pada lingkup kalurahan dan sekolah yang menjadi kewenangan Pemerintah Kabupaten Sleman.
Transformasi kearsipan di era digital pada penerapannya dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan di tingkat Pemerintah Kabupaten Sleman. Efisiensi diperoleh melalui efisiensi belanja pengadaan alat tulis kantor, penjilidan, penggandaan, pengadaan kebutuhan ruang penyimpanan arsip dan anggaran pemeliharaan ruang penyimpanan arsip serta efektivitas pada proses administrasi dapat dilakukan dengan proses yang cepat dan ringkas namun tercapai tujuannya dan dapat dipantau proses pergerakannya. Selain itu, tentunya didukung dengan komitmen pimpinan, ketersediaan infrastruktur teknologi informasi yang memadai, kerjasama yang baik antar stakeholder, dan antusiasme perangkat daerah. Transformasi kearsipan di era digital pada akhirnya menjadi salah satu upaya Pemerintah Kabupaten Sleman menuju tata kelola pemerintahan yang lebih baik.
Oleh: Betty Indriati, S.S.T.Ars, M.I.P. & Puji Hermawati, A.Md
Tinggalkan pesan