Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

 

ARSIP BERBASIS TIK….WHY NOT????

 

Perkembangan dalam sistem komunikasi dan transaksi elektronik sudah mengubah dunia kita. Banyak dari kita sekarang sudah umum berkomunikasi melalui surat elektronik. Kita telah mendapatkan dunia paling terkini. Pemerintah, swasta, maupun perguruan tinggi tidak hanya bertransaksi bisnis secara elektronik, tetapi semakin tergantung pada pengelolaan arsip elektronik. Komputerisasi telah menyebabkan perubahan yang cepat dan dinamis dalam cara pemerintah, swasta, dan perguruan tinggi melaksanakan kegiatannya. Komputer dan format TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) lainnya merupakan perangkat penting dalam pekerjaan kearsipan saat ini, baik untuk efisiensi, memanfaatkan kekuatan sistem pengelolaan khazanah arsip ataupun mempromosikan khazanah arsip yang dimiliki dan memberikan layanan melalui website ke seluruh dunia. Arsiparis dan pengelola arsip saat ini menghadapi lebih beragam format arsip yaitu berbasis kertas dan elektronik, daripada yang mereka tangani sepuluh tahun yang lalu. Bahkan, strategi yang diadopsi untuk mengintegrasikan dan mengelola arsip kertas serta arsip elektronik akan berubah dari waktu ke waktu.

Pengelolaan arsip berbasis TIK penting untuk diterapkan mengingat bahwa kita hidup dalam sebuah web dokumen sejak masyarakat mulai masuk dalam lingkungan teknologi seperti misalkan kartu-kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM), tiket kereta api atau pesawat terbang, email atau SMS, CD musik, floppy disk untuk conference proceeding, koran dan sebagainya, semakin tingginya pertumbuhan volume arsip elektronik dalam organisasi, serta semakin bervariasi jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai/staf seperti word processing, text retrieval, e-mail, basisdata. Dasar hukum yang terkait dengan pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan khususnya arsip yang berbasis TIK adalah UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), UU No. 25 Th. 2009 tentang Pelayanan Publik, serta landasan hukum lain yang secara substantif berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan nasional. Seperti misalnya dalam Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pembangunan E-Government (pemerintah yang diharapkan) disebutkan bahwa pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi  dan pelayanan publik. Sehingga dari berbagai landasan hukum tersebut diharapkan lebih memperkuat dalam pembangunan pengelolaan arsip berbasis TIK ini. Pengelolaan arsip pada prinsipnya terdiri dari dua hal yaitu secara manual/tradisional dan berbasis TIK, sedangkan proses kegiatan dalam model pengelolaan arsip berbasis TIK dilakukan secara manual, manual elektronik, dan secara elektronik. Untuk pengelolaan arsip secara manual akan menghasilkan sistem pengelolaan arsip manual, pengelolaan arsip secara elektronik akan menghasilkan sistem pengelolaan arsip elektronik (berbasis TIK), sedangkan pengelolaan arsip secara manual elektronik merupakan gabungan dari keduanya yang nantinya dapat digabung menjadi sistem pengelolaan arsip hibrida (berbasis TIK).

Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui pembangunan SKN (Sistem Kearsipan Nasional) untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip yang berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. SKN ini mempunyai fungsi untuk mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan, menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi, serta menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. Untuk pengelolaan arsip dinamis berbasis TIK baik itu arsip aktif maupun inaktif menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan pengelolaan arsip statis berbasis TIK menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS). Lembaga kearsipan nasional juga menyelenggarakan suatu sistem informasi arsip secara nasional yaitu berupa SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dimana latar belakang diwujudkannya ini untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. Fungsi dari keberadaan SIKN ini adalah mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara,  menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak, serta menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.

Untuk mewujudkan fungsi SIKN tersebut, maka lembaga kearsipan nasional membentuk JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), yang berfungsi sebagai akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, memberi kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, serta peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. Sumber daya manusia (SDM) kearsipan yang terdiri dari pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum diharapkan mampu untuk melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam kegiatan manajemen kearsipan khususnya dalam bidang TIK.

Penyelenggaraan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan nasional perlu didukung oleh SDM, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Aspek yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan adalah kebijakan, norma standar pedoman kriteria (NSPK), sistem pengelolaan arsip dinamis dan statis, prasarana dan sarana (kelembagaan, gedung/tempat, dan peralatan), SDM, serta anggaran. Kondisi saat ini yang terjadi adalah masih banyaknya lembaga kearsipan yang belum maksimal dalam pengelolaan arsip dinamis karena belum didukung oleh prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar, unit kearsipan pada pencipta arsip belum berfungsi secara maksimal, serta SDM pencipta arsip yang belum sepenuhnya memahami fungsi dan manfaat dari penggunaan instrumen pengelolaan arsip dinamis. Instrumen pengelolaan arsip ini digunakan terhadap setiap kegiatan yang terdapat dalam tahapan daur hidup arsip yang meliputi tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan, sedangkan tahapan kegiatan dalam pengelolaan arsip statis berdasarkan meliputi tahap akuisisi, pengolahan, preservasi, serta akses arsip. Instrumen pengelolaan arsip ini sangat diperlukan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pencipta arsip serta diharapkan mampu mendorong pencipta arsip untuk mendokumentasikan dan menyelamatkan arsip-arsip yang bernilai kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai memori bangsa.

Ruang lingkup dalam sistem dan perangkat pengelolaan arsip berbasis TIK adalah perkembangan TIK, peraturan perundang-undangan, arsip elektronik, pengelolaan arsip elektronik, ketentuan fungsional sistem pengelolaan arsip elektronik, implementasi ketentuan fungsional pengelolaan arsip, serta SIKD SIKS SIKN JIKN. Pemerintah sekarang semakin bergantung kepada TIK dalam pelaksanaan fungsi dan tugas, dengan penggunaan sistem-sistem informasi untuk pengelolaan arsip, pengelolaan SDM, pengelolaan keuangan, administrasi pertanahan, pengelolaan pasien rumah sakit, dan sebagainya. Lembaga negara yang semula bergantung pada informasi berbasis kertas mulai beralih sebagian atau seluruhnya pada otomasi. Karena pemerintah berimigrasi ke lingkungan online, arsip dalam format elektronik dapat dilakukan untuk melaksanakan kegiatan,  melayani masyarakat, mengelola arsip, mengukur kemajuan dan hasil, serta melindungi hak-hak keperdataan rakyat.

Seperti diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Istilah “dalam berbagai bentuk dan media” dapat diartikan sebagai bentuk kertas maupun elektronik, sehingga pengelolaan arsip berbasis TIK ini merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari kearsipan sebagai bentuk dari perkembangan teknologi. Arsip elektronik dapat diakses menggunakan perangkat keras dan lunak komputer, serta mudah dimanipulasi (diperbarui, dihapus). Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang sebaik mungkin.  Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat. Permasalahan dalam arsip elektronik yang dihadapi saat ini adalah sangat sulit menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik, keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada lingkungan elektroniknya, serta kontroversi arsip legal dari arsip elektronik. Strategi yang perlu dihadapi untuk mengatasi permasalahan tersebut antara lain dengan menghubungkan antara informasi, teknologi, dan tugas pokok organisasi, menilai kembali peran organisasi dan peraturan untuk mengelola aset serta informasi organisasi, serta menjadikan teknologi informasi untuk membuat standar dalam pembuatan sistem arsip.

Sistem aplikasi kearsipan yaitu SIKD dan SIKS diharapkan dapat mewujudkan implementasi ketentuan fungsional pengelolaan arsip di lingkungan lembaga kearsipan. Fungsionalitas penggunaan aplikasi SIKD adalah pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, serta penggunaan. Kelompok pengguna aplikasi SIKD adalah administrator sistem (unit IT Instansi), administrator pengguna pusat data atau satuan organisasi (unit kearsipan instansi), administrator pengguna unit (para pejabat struktural di instansi yang bersangkutan), serta pengguna umum (para pejabat fungsional dan staf unit kerja). Alir penggunaan SIKD pada prinsipnya semua proses pengurusan surat melalui sistem aplikasi komputer sehingga semua pengguna dituntut untuk dapat mengoperasikan teknologi informasi komputer. Begitu pula untuk proses aplikasi SIKS, dimana aplikasi ini memuat modul pengolahan, penyimpanan, preservasi, serta layanan publik. Aplikasi ini merupakan aplikasi yang dirancang untuk mendukung pengelolaan arsip statis terutama dikhususkan untuk lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip  berbasis TIK memang perlu mendapat perhatian, mengingat banyak manfaat yang dapat diambil, diantaranya :

  1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
  2. Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan dan ketepatan.
  3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
  4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
  5. Meningkatkan pelayanan umum/public service.
  6. Menempatkan arsiparis secara proporsional dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan.
  7. Mendukung pembangunan information society dan bidang spesialis informasi (information specialist) akan berkembang.
  8. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih accountable menuju good governance.
  9. Peluang kerja sama internasional akan lebih terbuka.

TIK memiliki dampak yang kuat terhadap manajemen arsip, sehingga diperlukan peningkatan dan penyebaran tanggung jawab dalam manajemen arsip, peningkatan anggaran, keseriusan dalam mengubah manajemen, serta perlu perencanaan strategis untuk meminimalisir segala kemungkinan atau resiko yang ada. Peran pimpinan sangatlah penting dalam mewujudkan pengelolaan arsip berbasis TIK ini, serta seluruh SDM yang terkait terutama dalam hal peningkatan intelektualitas di bidang teknologi informasi agar dapat segera menangkap perkembangan-perkembangan yang ada saat ini.

 

Sumber :

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

Materi Diklat Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

serta dari berbagai sumber

Be the first to comment

Tinggalkan pesan