Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Sleman di Masa Pandemi Covid-19

Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Pada masa pandemi Covid-19 ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman melakukan kegiatan pemusnahan arsip dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan Covid-19.

Covid-19 telah mempengaruhi kehidupan banyak masyarakat di dunia, termasuk Indonesia. WHO pun telah menetapkan Covid-19 sebagai pandemic global yang bersifat luarbiasa dan berdampak luas bukan hanya pada sektor kesehatan melainkan juga pada aspek politik, ekonomi, sosial budaya, pertahanan, keamanan, dan kesejahteraan masyarakat.

Pelaksanaan pemusnahan di masa pandemi Covid-19 tetap harus dilakukan melalui serangkaian standar dan prosedur yang sesuai dengan perundangan yang berlaku dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman, Dra. Sri Wantini, M.Pd menyampaikan menyampaikan bahwa pemusnahan arsip dilakukan dalam rangka pengurangan jumlah arsip dalam konteks penyelamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Melalui  pemusnahan arsip tersebut akan terselamatkan arsip dari penyalahgunaan dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. “Salah satu cara menjaga dan melindungi rahasia instansi, rahasia negara adalah dengan pemusnahan arsip in aktif sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan arsip dilakukan hingga menjadi arsip tidak bisa dikenali isi maupun bentuknya. Tujuannya untuk menjaga dan melindungi rahasia instansi agar di kemudian hari tidak ada permasalahan hukum atau disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.” ungkapnya.

Kegiatan pemusnahan arsip sudah melalui tahapan kegiatan yang diawali dengan tahapan pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian, persetujuan, pemusnahan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, dan pelaksanaan pemusnahan arsip.

Adapun pada tahun 2020 ini, arsip yang dimusnahkan sebanyak 146.991 berkas yang terdiri dari arsip Inpektorat Kabupaten sebanyak : 695 berkas, arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebanyak 9.817 berkas; Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebanyak 29.987 berkas; arsip Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu sebanyak 7.037 berkas; arsip DInas Pariwisata sebanyak 193 berkas; arsip Dinas Pendidikan sebanyak 1.773 berkas; arsip Badan Keuangan dan Aset Daerah sebanyak 1.286 berkas; arsip Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebanyak 735 berkas; arsip Badan Kepegawaian, Pendidikan, dan Pelatihan sebanyak 17.845 berkas; arsip Kecamatan Sleman sebanyak 59.490 berkas; arsip Kecamatan Tempel sebanyak 651 berkas; arsip kecamatan Kalasan sebanyak 725 berkas; dan arsip dari  satu BUMD yaitu PT BPR Bank Sleman sebanyak 16.757 berkas.

Metode pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara peleburan secara kimiawi yang bekerjasama dengan UD. Samak Jaya Karton yang berlokasi di Bojong, Mungkid, Magelang, Jawa Tengah. Waktu pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan pada tanggal 1 September 2020. Pelaksanaan pemusnahan arsip pada masa pandemi Covid-19 ini dilakukan sangat sederhana dan berbeda dari pelaksanaan pemusnahan arsip pada tahun-tahun sebelumnya yang mengundang semua organisasi perangkat daerah (OPD) yang mengajukan pemusnahan arsip, namun pada tahun 2020 ini dilaksanakan dengan memperhatikan aturan protokol kesehatan Covid-19 serta hanya dihadiri oleh beberapa perwakilan OPD yaitu dari Badan Keuangan dan Aset Daerah, Dinas Pendidikan dan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan.(chp)

Be the first to comment

Tinggalkan pesan