Autentisitas & Autentikasi Arsip Fondasi Kokoh Kearsipan

Tak banyak orang menyangka ketika “surat sakti” Supersemar yang menjadi “pembuka jalan” bagi Jendral Soeharto menuju kursi  Presiden Kedua RI ini ternyata terdapat tiga versi naskah. Tentu hal ini akan menjadi wacana yang menarik untuk diperbincangkan dalam mengungkap sejarah lama  penguasa orde baru tersebut. Baik dari sisi sejarah maupun kearsipan sekalipun.

Ketiga naskah yang kini dismpan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia itu pun, berasal dari sumber yang berbeda pula, yaitu dari Sekretariat Negara, dari Pusat Penerangan Angkatan Darat, dan dari  Dr. Nurinwa Ki. S. Hendrowinoto (Ketua Akademi Kebangsaan). Munculnya tiga surat perintah 11 Maret ini menimbulkan pertanyaan, “Dari ketiga naskah tersebut, naskah mana yang autentik?”

Kasus Supersemar ini menjadi salah satu contoh, bahwa autentisitas dokumen merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Hanya dokumen yang autentik yang dapat menjadi alat bukti yang sah dalam ranah hukum. Begitu juga dalam pembuatan dokumen kependudukan, hanya akta autentik, seperti akta kelahiran yang autentik, yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan dokumen kependudukan lainnya. Selain itu, dalam proses jual beli tanah, transaksi jual beli tersebut dikatan sah apabila dibuktikan dengan adanya akta jual beli tanah yang autentik. Oleh karena itu, hanya arsip yang autentik saja yang diakui dan dipergunakan dalam kepentingan-kepentingan di masyarakat. Berikut ini diuraikan mengenai autentisitas dan autentikasi arsip dalam kearsipan.

Autentisitas Arsip 

Dokumen autentik adalah dokumen yang asli, tidak direkayasa. Hal ini diperjelas dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.

Berdasarakan pada Undang-Undang tersebut arsip autentik tidak hanya dilihat dari satu aspek, tetatpi ada empat hal penting yang harus diverifikasi dalam rangka pembuktian arsip autentik. Pertama, struktur arsip yang sesui dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan.  Kedua, isi arsip yang sesuai dengan kondisi pada saaat diciptakan pertama kali. Ketiga, konteks yang juga sesuai dengan kondisi pada saaat pertama kali arsip tersebut dibuat. Beradasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik dijelaskan bahwa struktur adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan dalam media sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan. Isi adalah data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun perseorangan. Konteks adalah lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip. Keempat, arsip diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. Empat hal ini merupakan persyaratan arsip untuk dapat dikatakan autentik.

Autentikasi Arsip 

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 4 dijelaskan bahwa salah satu asas penyelenggaraan kearsipan adalah keautentikan dan keterpercayaan. Atas dasar inilah segala bentuk arsip, terutama yang bersifat statis perlu diautentikasi berdasarkan amanat pasal 68 dan 69 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Arsip yang sudah diuji autentisitasnya dan terbukti autentik digunakan untuk mendukung dalam penyediaan alat  bukti yang sah, pelayanan masyarakat dan pelindung kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat.

Autentikasi berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya  sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya. Autentikasi arsip ini ditujukan untuk semua bentuk arsip, baik kertas maupun non kertas untuk menunjukan keasliannya. Tanda yang biasa digunakan adalah tanda tangan dan digital watermarks. Selain itu, digunakan pula pernyataan tertulis dari lembaga kearsipan untuk menunjukan keabsahan arsip.

Pada arsip konvensional pada umumnya digunakan tanda tangan untuk menunjukan keasliannya. Pada arsip nonkertas, khususnya arsip elektronik, juga digunakan tanda tangan digital. Tanda tangan digital sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia di atas adalah suatu  tanda yang memiliki  fungsi sebagai tanda tangan yang dilekatkan pada atau secara logis dikaitkan dengan arsip. Tanda ini digunakan oelh penanda tangan untuk mengambil tanggung jawab atau memberikan persetujuan terhadap konten arsip dan digunakan untuk melakukan verivikasi autentitasnya.

Tanda lain untuk menguji keaslian arsip adalah digital watermarks. Digital watermarks adalah data digital yang dilekatkan kedalam semua bentuk media, baik foto, video, musik, atau konten lainnya. Tanda atau pesan ini biasanya disembunyikan untuk menghindari pemalsuan arsip. Pembuatan tanda ini tentu harus dilakukan dengan bekerja sama dengan tenaga ahli, yaitu tenaga informasi dan teknologi.

Pernyataan tertulis dari lembaga kearsipan tentang autentitas arsip juga termasuk dalam autentikasi arsip. Lembaga kearsipan berwenang melaksanakan penilaian terhadap keaslian arsip dan menerbitkan surat pernyataan autensitas. Pimpinan lembaga kearsipan mentapkan autensitas arsip dengan mengeluarkan surat pernyataan yang menyatakan bahwa arsip tersebut asli atau sesuai dengan aslinya.

Selain menggunakan tanda-tanda di atas perlu dilihat lagi empat unsur utama yang ada dalam arsip autentik yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu struktur, isi, konteks, dan otoritas pembuat arsip. Dalam Pemerintahan Daerah struktur berhubungan dengan tata naskah dinas yang harus dijadikan panduan dalam membuat naskah dinas. Isi adalah informasi yang direkam dalam arsip tersebut, misalanya himbauan Bupati kepada seluruh pegawai negeri sipil dilingkungan Kabupaten Sleman untuk melaksanakan olahraga setiap hari jumat pagi. Konteks sesuai dengan yang dijelaskan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia di atas merupakan tindakanb yang menghasilkan arsip, yaitusebagai berikut:

  1.  Konteks yuridis-administrasi, Konteks ini maksudnya adalah sistem hukum dan sistem organisasi yang dimiliki oleh pencipta arsip.
  2. Konteks provensial , konteks provensial adalah pencipta arsip, mandat, struktur, dan fungsinya.
  3. Konteks prosedural, konteks ini berhubungan dengan prosedur kerja yang dalam pelaksanaannya menciptakan arsip.
  4. Konteks dokumenter, konteks dokumenter merupakan fonds arsip dan strukturinternalnya.
  5. Konteks teknologi, konteks teknologi adalah karakteristik komponen teknis sistem eletronik yang menciptakan arsip.

Pelaksanaan autentikasi arsip tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh lembaga kearsipan. Akan tetapi, diperlukan komponen lain untuk mendukung terselenggaranya proses autentikasi arsip. Pengadaan sarana pendukung juga turut mempengaruhi keberhasilan autentikasi arsip. Selain itu, lembaga kearsipan juga perlu bekerja sama dengan tenaga ahli lainnya.

Penulis : Nunik Pujiyati, Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman

Be the first to comment

Tinggalkan pesan